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留学生必見!教授への英文Eメールの書き方

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留学をしていると、教授や講師の先生にメールを書くこともしばしば。欠席をするときにはEメールで連絡するよう求める教授もいますからね。

初めての英語のメールなら書き方について色々と迷うのは当然。ルール、礼儀をしっかり押さえて好印象を与えましょう。LINEなどのメッセージアプリのような使い方はNGです!

件名はしっかり要点のみを書く

件名は必ず書きましょう。その際はメールの要点を書くようにします。

たとえば、課題の質問なら、"Question about Assignment #2 for ENG101" 、オフィスアワーに面談の予約を入れたいなら、“Need to meet during office hours” などといった具合です。

メールの構成をしっかりおさえよう

メールの構成は、以下のサンドイッチ構成です。

1.書き出しの挨拶
2.要件・中身
3.結びの挨拶

いきなり中身から書くのはルール違反。(実際、このような学生が大勢いますが・・・)
英文メールは、基本的に最初の挨拶、中身である要件、結びの挨拶の3つの構成からなります。

以下は英文レターのサンプルです。

Hello Dr. Murphy, (最初の挨拶)

My name is Tomoko and I'm a freshman from Japan. I am currently registered for ENG 101-10, but it overlaps and interferes with other classes I'd like to attend this semester. Would it be possible for me to switch from ENG 101-10 to your ENG 101-30 section? Thank you very much in advance.

Best wishes,(結びの挨拶)
Tomoko Ogawa

教授の肩書きは?Dr? Professor? Mr?

まず初めに教授のラストネームとともに、挨拶をします。Dear, Hello, Hiなどがあたりますが、Dearは若干フォーマルです。

悩むのが教授をどのように呼ぶか。教授は皆が皆博士号を持っているわけではないので、Dr.(博士号の称号)を使うか迷います。ネットでプロフィールを調べるか、もしくはProfessorを使いましょう。MrやMrsなどは避けましょう。

内容は簡潔に。ポイントを押さえて

教授は1日にたくさんのメールを読みます。内容は簡潔に、メールの目的がはっきりと分かるように書きましょう。お願いはなんですか?どうしてほしいのですか?質問はなんですか?しっかりポイントを伝えましょう。

結びの挨拶はどうする?フレーズは?

内容が書き終わったら、結びの挨拶を忘れずに。ポピュラーなフレーズを紹介します。

Best wishes,
Regards,
Sincerely

以上の3つは鉄板というべき結びの句です。

何度もメールを交換して信頼関係が出来てきたら、

Warm regards,
Best,
Thank you,

など、バリエーションを加えるのもいいですね。

もちろん、自分の名前を忘れずに。(初めはフルネーム、それ以降は状況に合わせて。)

その他のポイント

最後にその他の英文メールのポイントを紹介します。

添付データを送るときはCCに自分のメールアドレスを

大事なメールや、添付データを送るときにはCCに自分のアドレスを入れておきましょう。これで確実に送信できたかが確認できます。

文章はしっかり見直しをしよう

文法やスペリングミスがないかしっかり見直してからSendボタンを押しましょう。メールは送ってしまえば取り戻すことはできません。

教授の返事も様々

教授も返信時は挨拶、内容、挨拶といった基本的な構成のメールを書きます。

ただし、教授によってはとってもカジュアルなメールが来ることも。一言、Perfect! Alex のような返信をうけとることも珍しくはありません。

だからと言って、こちらもそういうメッセージアプリのような使い方をしていいというわけではありませんので注意を。

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